Mein Weg zum Papierlosen Büro

Mein Weg zum Papierlosen Büro

In diesem Blogpost widme ich mich meinem „Aufbau“ Scannen, OCR, Automatisch wegsortieren und Syncing. Schwerpunkt liegt hier mehr auf OCR und Automatisch sortieren.

Direkt mal vorab: Es ist vielleicht nicht den Weg den jeder gehen würde aber er funktioniert für mich 🙂

Aufbau:

  • Der Anfang: Scannen
  • Das Elementare: OCR (hier gelöst mit Hazel & OCR-Kit)
  • Der Abschluss: Automatisches wegsortieren
  • Das Mobile: Sync mit BTSync

 

Der Anfang:

Zum Scannen nutze ich einen Fujitsu ScanSnap iX500 Scanner. Dieses schwarze Kästchen ist zurecht den Dokumenten-Scanner den man zuhause haben will.

Der ScanSnap-Manager bietet einige Einstellungen, aber ich hab nach etwas ausprobieren die für mich besten Optionen beim Scanmodus mal angehangen. In den restlichen Reitern habe ich die Einstellungen so gelassen wie sie sind, ausser der Speicherort der bei mir auf einer anderen Platte liegt.

scansnapmanager

 

 

 

 

 

Anbei von Screenshots welche Einstellungen ich gewählt habe.

 

Das Elementare: OCR

Der ScanSnap-Manager kann auch direkt OCR mit machen jedoch finde ich ein Nachteil der Software ist das man warten muss bis der ScanSnap-Manager das OCRen abgeschlossen hat. Beim Einscannen von vielen Seiten auf einmal , für mich, eher suboptimal.

Nach einigem an Recherche (und ausprobieren) bin ich bei OCRKit geblieben weil OCRKit alles hat was ich brauche: Sehr gute Erkennung,Ressourcen schonend und kann man auch mehrere Dateien auf einmal verarbeiten.

Auch landen immer wieder mal PDFs im Ordner die nicht vom ix500 erstellt wurden und da will die Software vom ix500 nicht. Daher auch der Einsatz von OCRKit.

Eine Test-Version von OCRKit lässt sich hier laden.

 

Mein Weg zum Papierlosen Büro mit Soße Mein Weg zum Papierlosen Büro mit Soße Mein Weg zum Papierlosen Büro mit Soße

 

 

 

 

 

Anbei von Screenshots welche Einstellungen ich gewählt habe.

 

Der Abschluss: Automatisches wegsortieren

Nach dem Scannen und OCR fehlt jetzt nur noch etwas (also eine entsprechende App) mit dem ich das ganze automatisieren kann.

Der ScanSnap-Manager kann zwar auch OCR braucht allerdings etwas und während er OCR macht kann man nicht weiter scannen.

Nach etwas Recherche stieß ich auf Hazel. Hazel macht kurz gesagt: Es überwacht Ordner und führt dann definierte Aufgaben dann aus. Ich suchte halt ein Stück Software was dies auf eine einfache Weise macht.

Damit das weg sortierten klappt muss es ja durchsuchbar sein. Da standardmäßig die eingescannten Sachen folgend benannt sind „2015_06_25_17_13_01“ habe ich Hazel so eingestellt das es alle Dateien die nicht auf „_OCR“ enden einmal durch OCRKit zu jagen (daher hier wieder ein kurzer Schritt zur Software davor 😉 ).

Hier mal ein Beispiel wie eine solche Regel aussieht (auch wie die Dateien die nicht nicht „behandelt wurden, durch OCRKit gejagt werden) :

HazelRule

Beispiel einer Hazel-Regel

 

 

 

 

 

Das Mobile: Sync mit BTSync

Dieser Punkt läuft etwas aussen vor aber durchaus will man seine eingescannten Sachen ja dabei haben. Jetzt kann (könnte) man es auch auf Dropbox oder ähnlichen Datenhoster legen. Jedoch liegen diese jetzt auf dem Rechner eines anderen 😉

Da ich für den Dateiaustausch mit Freunden eh schon BittorentSync nutze, war die Lösung recht nahe. Man kann wenn man einen eigenen Server hat oder an verschiedenen Orten z.b.: einen RaspberryPi stehen hat die Daten dort verschlüsselt ablegen innerhalb von BTSync (Stichwort: chiffrierter Ordner).

Auch die iOS-App ist recht brauchbar.

 

Das war mein Workflow wie ich meine Papiere archiviere, diese behandle und auch mobil dabei habe. Dies soll weder der perfekte Weg sein sondern einfach wie es für mich am besten läuft.

Viel Spass und bei Fragen meldet euch in den Kommentaren.